Adatvédelmi tájékoztató
1. Ki kezeli az adatokat?
A KartLedger („szolgáltatás”) üzemeltetője és a saját fiókadatok adatkezelője:
Adatvédelmi kérdéseiddel, kéréseiddel ezen az e-mail-címen érsz el minket.
2. Két különböző szerep
- Saját fiókod adatai (e-mail-cím, előfizetés, bejelentkezés): ezeknek mi vagyunk az adatkezelője.
- A csapat adatai (pilóták, szülők, szerelők, vevők adatai, elszámolások, számlák), amelyeket a csapatvezető tölt fel vagy a csapat tagjai rögzítenek: ezeknek a csapat (a csapatvezető) az adatkezelője, mi az ő megbízásából, adatfeldolgozóként tároljuk őket. Erre a Adatfeldolgozási feltételek vonatkoznak. A csapatvezető felelős azért, hogy a pilótákról és szüleikről csak jogszerűen, a szükséges tájékoztatás és jogalap mellett vigyen fel adatot.
3. Milyen adatokat kezelünk?
| Adat | Kitől / honnan |
|---|---|
| Fiók: e-mail-cím, jelszó (kizárólag a hitelesítő szolgáltatónál, visszafejthetetlenül tárolva), regisztráció és utolsó belépés ideje, csapatnév | Tőled, regisztrációkor |
| Kétfaktoros belépés (csak ha bekapcsolod): a hitelesítő alkalmazásodhoz tartozó titkos kulcs és a tényező neve, a hitelesítő szolgáltatónál tárolva | Tőled, a bekapcsoláskor |
| Üdvözlő és visszajelzést kérő e-mailek nyilvántartása: melyik levelet mikor kézbesítettük, a küldés állapota, és ha leiratkoztál, ennek ténye. A leveleket az e-mail-küldő szolgáltatónk kézbesíti. | Regisztrációkor keletkezik |
| Előfizetés: csomag, állapot, időszak vége, a Stripe ügyfél- és előfizetés-azonosítója. Bankkártyaadatot nem látunk és nem tárolunk, azokat a Stripe kezeli. | Tőled és a Stripe-tól |
| Csapatadatok: pilóták nevei, szülői telefonszámok, árajánlatok, alkatrész-felhasználás, készlet, befizetések, extra tételek, megjegyzések, fotók, csapatlogó | A csapatvezetőtől és a csapat tagjaitól |
| Szülői egyenleg-link (csak ha a csapatvezető létrehozza): a pilóta elszámolásának pillanatképe (név, tételek, befizetések, egyenleg) egy nehezen kitalálható címen, bejelentkezés nélkül olvasható. 90 napig él, a csapatvezető bármikor kikapcsolhatja; a fiók törlésekor törlődik. | A csapatvezetőtől |
| Számlák: kiállító adatai, vevő neve, címe, adószáma, e-mail-címe, tételek, összegek | A csapatvezetőtől |
| Pilótaprofil (csak a korábban létrehozott pilótafiókoknál; új pilótafiók már nem hozható létre): magasság, testsúly, születési dátum, versenyengedély száma és lejárata, ruhaméret, nyilvántartási szám, lakcím, megjegyzés, fotó | A pilótától vagy a szülőjétől, korábban |
| Változásnapló: ki (felhasználó-azonosító, szerepkör, több vezetős csapatnál az e-mail-cím), mikor, mit módosított az elszámoláson; lezárt versenyhétvégék archívuma (elszámolási tételek, befizetések, egyenleg) | A használat során keletkezik |
| Meghívott vezetők (csapattagok): e-mail-cím, csatlakozás ideje, hozzáférési szint (szerkesztő vagy csak olvasó). A csapat összes vezetője látja egymás e-mail-címét; a csapatvezető bármikor eltávolíthatja őket, vagy kiléphetnek maguk. | A meghívott vezetőtől (regisztrációkor) |
| Szerelők: nincs fiókjuk és nem adnak meg személyes adatot. A pilóta-kódot a készülék helyi tárolója őrzi; a jelölések a változásnaplóban „szerelő” szerepkörrel jelennek meg, személy nélkül. | A használat során keletkezik |
| Régi naptáradatok: korábbi események és a hozzájuk adott válaszok (a naptár már nem része a programnak, az adatok törlésig megmaradnak) | Csapatvezetőktől és pilótáktól |
| Technikai adatok: IP-cím és böngészőadatok a tárhely- és adatbázis-szolgáltatók naplóiban | A használat során keletkezik |
Nem használunk hirdetési vagy követő (analitikai) eszközöket, és nem végzünk automatizált döntéshozatalt vagy profilalkotást.
4. Célok és jogalapok
| Cél | Jogalap (GDPR 6. cikk) |
|---|---|
| A szolgáltatás nyújtása: fiók, árajánlat, elszámolás, szinkronizálás, számlázás | Szerződés teljesítése (1)(b) |
| Előfizetés díjának kezelése, számviteli bizonylatok megőrzése | Szerződés teljesítése (1)(b); jogi kötelezettség (1)(c) |
| Üdvözlő használati útmutató e-mail a regisztráció után | Szerződés teljesítése (1)(b) |
| Két nappal a regisztráció után küldött véleménykérő e-mail (elégedettség, kért fejlesztések). Minden levélben egy kattintással leiratkozhatsz, és utána nem küldünk többet. | Jogos érdek (1)(f): a termék fejlesztése |
| Biztonság, visszaélések megelőzése (pl. az ingyenes próbaidőszak ismételt igénylése a bankkártya Stripe által képzett ujjlenyomatával), hibaelhárítás | Jogos érdek (1)(f) |
| Nem kötelező pilótaprofil-adatok (korábban létrehozott pilótafiókoknál) | Hozzájárulás (1)(a), bármikor visszavonható az adat törlésével |
| Pilótákról és szüleikről a csapat által rögzített adatok | A csapat (adatkezelő) felelőssége; jellemzően szerződés vagy jogos érdek, kiskorúaknál a szülő hozzájárulása |
5. Kiskorúak
A gokartversenyzők gyakran kiskorúak. A pilóták nem regisztrálnak maguk: az adataikat a csapatvezető rögzíti, és a szülő elérhetőségeként csak telefonszámot lehet megadni. Kiskorúak adatait a csapatvezető csak a szülő vagy törvényes képviselő hozzájárulásával, vagy más jogalap alapján rögzítheti. A korábban létrehozott pilótafiókok profiladatai nem kötelezőek voltak; egészségügyi adatot nem kérünk, a megjegyzés mező szabad szöveg, ezért kérjük, ne írj bele egészségügyi adatot.
6. Kinek adjuk át az adatokat?
Adatfeldolgozóink, akik a szolgáltatás működéséhez szükségesek:
| Szolgáltató | Mire | Hol |
|---|---|---|
| Supabase | Adatbázis, bejelentkezés, fájltárolás, szerveroldali funkciók | EU (Frankfurt, eu-central-1) |
| Cloudflare | Weboldal tárhelye és kiszolgálása (Cloudflare Pages) | Világszerte (CDN) |
| Stripe | Előfizetés és bankkártyás fizetés. A Stripe a saját jogi kötelezettségei körében önálló adatkezelő is. | EU / USA |
Böngésződ a használat közben közvetlenül is kapcsolódik néhány külső szolgáltatáshoz, amelyek így megkapják az IP-címedet és a kérés tartalmát: Google Fonts (betűtípusok), jsDelivr és unpkg (programkönyvtárak), OpenStreetMap (térképcsempék és helykeresés: a megadott pálya- és csapatközpont-helyek), OSRM (útvonaltervezés: a koordináták), Frankfurter (árfolyamok), openvan.camp (üzemanyagárak). Ezek nem kapják meg a fiókodat vagy a csapatod adatait.
Az EGT-n kívüli szolgáltatók az adattovábbításhoz az EU általános szerződési feltételeire (SCC) és/vagy az EU–USA adatvédelmi keretrendszerre (DPF) támaszkodnak. Adatot hirdetési vagy adatkereskedelmi célra nem adunk át.
7. Meddig őrizzük?
- A fiók és a csapatadatok a fiók törléséig. A törlés azonnal megtörténik, a mentésekből a szolgáltató mentési ciklusa szerint tűnnek el.
- Számlák: a kiállított számla nem módosítható. A számla a csapatvezető számviteli bizonylata, amelynek megőrzési kötelezettsége (Magyarországon jellemzően 8 év) a csapatvezetőt terheli. A fiók törlésekor a számlák is törlődnek, ezért törlés előtt töltsd le őket az Adataim és fiókom oldalon.
- A Stripe a fizetési és számviteli nyilvántartásait a saját jogi kötelezettségei szerint őrzi.
- Az ingyenes próbaidőszak visszaélés-megelőzéséhez használt kártya-ujjlenyomat nem azonosít személyt, a fiók törlése után is megmaradhat.
8. Jogaid
Kérheted a hozzáférést, a helyesbítést, a törlést, az adatkezelés korlátozását, tiltakozhatsz a jogos érdeken alapuló kezelés ellen, az adathordozhatóságot, és bármikor visszavonhatod a hozzájárulásodat.
- Hozzáférés és adathordozhatóság: az Adataim és fiókom oldalon egy kattintással letöltheted a rólad tárolt adatokat (JSON).
- Törlés: ugyanitt törölheted a fiókodat, visszavonhatatlanul. A csapatvezető a csapat összes adatát törli; a meghívott vezető csak a saját fiókját törli, a csapat adatai megmaradnak.
- Pilóták és szülők: a csapat által rólad rögzített adatok (pl. elszámolás) kezelője a csapat. Hozzá fordulj; mi segítünk neki a kérés teljesítésében. A saját pilótafiókodat és profilodat magad is kezelheted.
- Egyéb kérések (helyesbítés, korlátozás, tiltakozás): e-mailben, a fenti címen. Egy hónapon belül válaszolunk.
Panaszt tehetsz a felügyeleti hatóságnál: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH), 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11., www.naih.hu, vagy a lakóhelyed szerinti EGT-hatóságnál. Bírósághoz is fordulhatsz.
9. Sütik és helyi tárolás
Nem használunk követő vagy hirdetési sütit, ezért nincs süti-hozzájárulási sáv. A böngésződ helyi tárolását (localStorage) és egy service workert kizárólag a szolgáltatás működéséhez használjuk: bejelentkezett munkamenet, a szerelő által megadott pilóta-kód, az alkalmazás adatainak helyi másolata és a még el nem küldött változtatások (offline mód), nyelvi beállítás, a kiválasztott csomag a regisztráció végéig. A fizetési oldalt a Stripe szolgáltatja, arra a Stripe saját tájékoztatója vonatkozik.
10. Biztonság
Az adatok titkosított kapcsolaton (HTTPS) mennek. Az adatbázisban sorszintű hozzáférés-szabályozás (RLS) biztosítja, hogy mindenki csak a saját csapatának adatait lássa; a fotók privát tárolóban vannak, és csak rövid életű hivatkozással érhetők el; a kiállított számlák és a változásnapló módosítás ellen védettek. Egyetlen rendszer sem tökéletes: ha adatvédelmi incidens érint, a jogszabály szerint értesítünk.
11. Adatfeldolgozási feltételek csapatoknak (GDPR 28. cikk)
Ez a rész a csapatvezető (adatkezelő, „Csapat”) és a KartLedger üzemeltetője (adatfeldolgozó) közötti adatfeldolgozási megállapodás, amely a szolgáltatás használatával létrejön.
- Tárgy és időtartam: a Csapat adatainak tárolása és feldolgozása a szolgáltatás nyújtásához, a fiók fennállásáig.
- Jelleg és cél: tárolás, szinkronizálás, megjelenítés, számítás (árajánlat, elszámolás), számlakészítés, értesítés küldése, exportálás.
- Az adatok köre: azonosító és elérhetőségi adatok (név, e-mail, telefonszám, cím), pilótaprofil-adatok, pénzügyi adatok (elszámolás, befizetés, számla), fotók. Érintettek: pilóták, szülők és törvényes képviselők, a Csapat vevői. A szerelők nem regisztrálnak, róluk személyes adat nem keletkezik.
- Az adatokat kizárólag a Csapat dokumentált utasításai szerint, vagyis a szolgáltatás használatával adott utasítások szerint dolgozzuk fel.
- Az adatokhoz hozzáférők titoktartásra kötelezettek. A 10. pont szerinti technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazzuk.
- További adatfeldolgozók: a 6. pontban felsoroltak (Supabase, Cloudflare). Változásról az adatkezelőt előzetesen tájékoztatjuk (e-mailben vagy a szolgáltatáson belül); kifogás esetén a Csapat megszüntetheti a fiókját.
- Segítünk az érintetti kérések teljesítésében (letöltés, törlés a fiókban), az adatvédelmi incidensek kezelésében és a hatásvizsgálatokban. Incidensről indokolatlan késedelem nélkül értesítünk.
- Megszűnéskor a Csapat adatait a fiók törlésekor töröljük (a mentésekből a mentési ciklus szerint). Törlés előtt a Csapat letöltheti őket.
- A megfelelés igazolásához információt adunk, és az auditot lehetővé tesszük ésszerű keretek között.
Privacy notice
1. Who is responsible?
The operator of KartLedger (the "Service") and the controller of your own account data is:
Send privacy questions and requests to this e-mail address.
2. Two different roles
- Your own account data (e-mail address, subscription, sign-in): we are the controller.
- Team data (drivers, parents, mechanics, customers, settlements, invoices) uploaded by the team leader or recorded by team members: the team (the team leader) is the controller, and we store it on their behalf as a processor under the data processing terms below. The team leader is responsible for entering data about drivers and their parents lawfully, with the required information and legal basis.
3. What data do we process?
| Data | Source |
|---|---|
| Account: e-mail address, password (stored only, irreversibly hashed, by the authentication provider), registration and last sign-in time, team name | You, when you sign up |
| Two-factor sign-in (only if you switch it on): the secret key of your authenticator app and the name of the factor, stored with the authentication provider | From you, when you switch it on |
| Record of the welcome and feedback e-mails: which e-mail was delivered when, the sending status, and the fact that you unsubscribed. The e-mails are delivered by our e-mail sending provider. | Created at sign-up |
| Subscription: plan, status, period end, Stripe customer and subscription IDs. We never see or store card numbers; Stripe handles them. | You and Stripe |
| Team data: driver names, parents' phone numbers, quotes, part usage, stock, payments, extra items, notes, photos, team logo | The team leader and team members |
| Parent statement link (only if the team leader creates one): a snapshot of a driver's settlement (name, items, payments, balance) readable without signing in at an address that is hard to guess. It works for 90 days, the team leader can switch it off at any time, and it is deleted with the account. | The team leader |
| Invoices: issuer details, customer name, address, tax number, e-mail, lines, amounts | The team leader |
| Driver profile (only for driver accounts created earlier; new driver accounts can no longer be created): height, weight, date of birth, licence number and expiry, clothing size, registration number, home address, note, photo | The driver or their parent, earlier |
| Change log: who (user ID, role, and the e-mail address in a team with several leaders) changed what in a settlement, and when; the archive of closed race weekends (settlement lines, payments, balance) | Generated during use |
| Invited leaders (team members): e-mail address, time of joining, access level (editor or view only). All leaders of the team can see each other's e-mail address; the team owner can remove them at any time, or they can leave themselves. | The invited leader (at sign-up) |
| Mechanics: no account and no personal data. The driver code is kept in the device's local storage; their marks appear in the change log with the role "mechanic", without identifying anyone. | Generated during use |
| Legacy calendar data: past events and the answers to them (the calendar is no longer part of the program; the data remains until deleted) | Team leaders and drivers |
| Technical data: IP address and browser data in the hosting and database providers' logs | Generated during use |
We use no advertising or tracking analytics, and we do not make automated decisions or profile anyone.
4. Purposes and legal bases
| Purpose | Legal basis (GDPR Art. 6) |
|---|---|
| Providing the Service: account, quotes, settlements, sync, invoicing | Contract (1)(b) |
| Handling subscription payments, keeping accounting records | Contract (1)(b); legal obligation (1)(c) |
| Welcome usage guide e-mail after sign-up | Performance of a contract (1)(b) |
| Feedback e-mail sent two days after sign-up (satisfaction, features you would like). Every e-mail has a one-click unsubscribe, after which we send nothing more. | Legitimate interest (1)(f): improving the product |
| Security, abuse prevention (e.g. stopping repeated free trials using a card fingerprint produced by Stripe), troubleshooting | Legitimate interests (1)(f) |
| Optional driver-profile data (driver accounts created earlier) | Consent (1)(a), which you can withdraw at any time by deleting the data |
| Data about drivers and parents recorded by the team | The team's responsibility as controller; typically contract or legitimate interests, and parental consent for minors |
5. Children
Go-kart drivers are often minors. Drivers do not register themselves: the team leader records their details, and the only parent contact that can be entered is a phone number. The team leader may record a minor's data only with the consent of a parent or legal guardian, or on another valid legal basis. Profile data of driver accounts created earlier was optional; we do not ask for health data, and the note is free text, so please do not put health information in it.
6. Who receives the data?
Our processors, needed to run the Service:
| Provider | Purpose | Location |
|---|---|---|
| Supabase | Database, sign-in, file storage, server-side functions | EU (Frankfurt, eu-central-1) |
| Cloudflare | Website hosting and delivery (Cloudflare Pages) | Worldwide (CDN) |
| Stripe | Subscription and card payments. Stripe is also an independent controller for its own legal obligations. | EU / US |
While you use the app your browser also contacts a few third-party services directly, which therefore receive your IP address and the content of the request: Google Fonts (typefaces), jsDelivr and unpkg (software libraries), OpenStreetMap (map tiles and place search: the track and base locations you enter), OSRM (route planning: coordinates), Frankfurter (exchange rates), openvan.camp (fuel prices). They do not receive your account or your team's data.
Providers outside the EEA rely on the EU Standard Contractual Clauses (SCCs) and/or the EU–US Data Privacy Framework (DPF) for transfers. We do not sell data or pass it on for advertising.
7. How long do we keep it?
- Account and team data until you delete the account. Deletion is immediate; copies disappear from backups as the provider's backup cycle expires.
- Invoices: an issued invoice cannot be edited. It is the team leader's accounting record, and the legal retention duty (for example 8 years in Hungary) rests with the team leader. Deleting the account also deletes the invoices, so download them first on My data and account.
- Stripe keeps its payment and accounting records under its own legal obligations.
- The card fingerprint used to prevent repeated free trials does not identify a person and may remain after the account is deleted.
8. Your rights
You may ask for access, rectification, erasure, restriction, data portability, object to processing based on legitimate interests, and withdraw consent at any time.
- Access and portability: download what we hold about you (JSON) in one click on My data and account.
- Erasure: delete your account there, irreversibly. A team owner deletes all of the team's data; an invited leader deletes only their own account, and the team's data stays.
- Drivers and parents: the team controls the data it recorded about you (such as settlements). Contact the team; we help them fulfil your request. You can manage your own driver account and profile yourself.
- Other requests (rectification, restriction, objection): e-mail us at the address above. We answer within one month.
You can complain to a supervisory authority: in Hungary the National Authority for Data Protection and Freedom of Information (NAIH), 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11, www.naih.hu, or the authority where you live in the EEA. You may also go to court.
9. Cookies and local storage
We use no tracking or advertising cookies, so there is no cookie banner. Your browser's local storage and a service worker are used only to run the Service: the signed-in session, the driver code a mechanic entered, a local copy of your app data and changes not yet sent (offline mode), your language setting, and the chosen plan until sign-up finishes. The payment page is provided by Stripe and is covered by Stripe's own notice.
10. Security
Data travels over encrypted connections (HTTPS). Row-level security in the database ensures everyone sees only their own team's data; photos are in private storage and reachable only through short-lived links; issued invoices and the change log are protected against modification. No system is perfect: if a personal data breach affects you, we will notify you as the law requires.
11. Data processing terms for teams (GDPR Art. 28)
This section is the data processing agreement between the team leader (controller, the "Team") and the operator of KartLedger (processor). It takes effect when the Service is used.
- Subject matter and duration: storing and processing the Team's data to provide the Service, for as long as the account exists.
- Nature and purpose: storage, sync, display, calculation (quotes, settlements), invoicing, sending notifications, export.
- Types of data: identity and contact data (name, e-mail, phone number, address), driver-profile data, financial data (settlements, payments, invoices), photos. Data subjects: drivers, parents and legal guardians, the Team's customers. Mechanics do not register, so no personal data about them is created.
- We process the data only on the Team's documented instructions, which are given by using the Service.
- People with access to the data are bound by confidentiality. We apply the technical and organisational measures in section 10.
- Sub-processors: those listed in section 6 (Supabase, Cloudflare). We inform the controller in advance of changes (by e-mail or in the Service); if the Team objects, it can close its account.
- We help the Team respond to data subject requests (download, deletion within the account), handle personal data breaches and carry out impact assessments. We notify the Team of a breach without undue delay.
- At the end we delete the Team's data when the account is deleted (from backups as their cycle expires). The Team can download it first.
- We provide information to show compliance and allow audits within reasonable limits.